Me emme tee kirjanpidostasi isoa numeroa

» Yrityshallinnon aakkoset: A

Yrityshallinnon aakkoset-sarjassa käydään läpi nimensä mukaisesti yrityshallinnon aakkoset. Jokaiselle kirjaimelle ajatusta vaativa sana selityksineen. Mukaan mahtuu tärkeitä asioita niin vasta-alkavalle yrittäjälle kuin jo pidempään toimineellekin työnantajayritykselle.

A niin kuin Aineisto

Kirjanpitäjä pyytää aineistoa saadakseen kirjanpitosi tehtyä. Mitä ihmettä hän siis (taas) on vailla? Jotta kuukausittainen kirjanpito, verot ja tilinpäätös tulisivat tehdyiksi, tarvitaan jotain, mistä ne tehdä. Jokainen liiketapahtuma eli osto, myynti, lainan nosto tai maksu, vuokra, yhteistyökumppanin kanssa syöty lounas ja niin edelleen tarvitsee oman tositteensa, jotta kirjanpito on mahdollista toteuttaa.

Pyytäessään aineistoa kirjanpitäjä tarvitsee siis:

  • Pankin tiliotteet ajalta, jolta kirjanpitoa ollaan tekemässä. Tiliotteen siis tulee olla tiliote, pelkkä tapahtumalistaus ei ole riittävä. Tiliotteella näkyy aikaväli (yleensä kuukauden ensimmäisestä päivästä viimeiseen), alkusaldo eli paljonko tilillä oli rahaa ennen kuin kyseisellä aikavälillä tapahtui mitään, jokainen pankkitilin tapahtuma eli pano tai nosto ja loppusaldo aikavälin viimeisen tapahtuman jälkeen. 
  • Kassakirja silloin kun yrityksessä käsitellään käteistä rahaa. Kassakirjasta tulee käydä ilmi samat asiat kuin pankin tiliotteelta ja sen lisäksi sen on täsmättävä yrityksessä/ toimipisteessä tosiasiallisesti olevaan käteisen määrään. Kassakirja on siis listaus siitä, miten on päädytty alkusaldosta loppusaldoon
  • Myyntitositteet, joilta käy ilmi mitä on myyty, koska on myyty, millä arvonlisäverolla on myyty, millä on maksettu, jos on maksettu ja ehkä myös kenelle on myyty. Myyntitositteeksi kelpaa siis asiakkaalle kirjoitettu lasku, kassajärjestelmän tai verkkokaupan myyntiraportti, kopio asiakkaalle kirjoitetusta kuitista tai jonkinlainen koonti näistä. 
  • Ostotositteet eli laskut ja kuitit selityksineen kaikesta lähteneestä rahasta. Ostotositteelta tulee käydä ilmi, mitä on ostettu, milloin on ostettu, keneltä on ostettu, millä arvonlisäverolla on ostettu ja millä on maksettu, jos on maksettu. Pelkkä maksutosite eli esimerkiksi verkkopankista tulostettava kuitti tai vaikkapa junalipun kyljessä ojennettava maksukorttitosite eivät siis riitä. Tarvitaan lasku tai muu ostotosite eli kuitti, jolta näkee enemmän kuin pelkän rahan liikkeen.
  • Palkkatositteet silloin, kun yrityksessä maksetaan palkkoja. Osakeyhtiöstä ei voi omaan taskuunkaan rahaa siirtää noin vain, vaan yrittäjän itselleen nostama raha on palkkaa tai osinkoa ja tarvitsee asianmukaiset paperit, kirjaukset ja verokuviot. Toiminimelläkin voi olla palkansaajia ja yrittäjän omaan tarpeeseen tulevat nostot eli yksityisotot on hyvä erottaa yrityksen muusta rahaliikenteestä.
  • Matkatositteet eli ajopäiväkirjat kilometreineen, kestoineen ja syineen kilometrikorvauksia ja päivärahoja varten tai näiden vähentämiseksi verotuksessa (riippuu yhtiömuodosta), junaliput, hotellivaraukset ja maksut, bussikortin lataukset ja Airbnb-yöpymiset. Mitään ei voi tehdä ilman paperia (tai tiedostoa).
  • Rahoitukseen liittyvät asiakirjat eli yritystoimintaan liittyvät lainasopimukset ja erittely jokaisen lainan lyhennyserän kohdalta siitä, paljonko oli itse lyhennys, mikä oli korkoa ja mikä muutoin lainaan liittyvää kulua. Rahoituksen tositteiksi tarvitaan myös erilaisista yritystuista saadut päätökset ja ehdot. Kirjanpitäjän kanssa kannattaakin aina rahoitusta haettaessa käydä läpi, mitä on haettu tai haetaan ja mitä saatu avustus tai laina kirjanpidon ja taloushallinnon näkökulmasta tarkoittaa.
  • Osamaksusopimukset silloin, kun käytetään osamaksua maksutapana. Kirjanpitäjä tarvitsee tiedon siitä, mitä on ostettu, milloin on ostettu, millä arvonlisäverolla on ostettu ja miten maksu on tarkoitus toteuttaa. Näin esimerkiksi Klarnan lasku ei yksinään riitä tositteeksi ostosta vaan tarvitaan vaikkapa tilausvahvistus tai vastaava erittely osamaksulaskun lisäksi.

Kiteytetysti kirjanpitäjä pyytäessään aineistoa tarvitsee paperin tai tiedoston joka ainoasta rahanliikkeestä ja ajatuksesta rahan liikkumiseen yrityksessä. Ei siksi, että olisimme uteliaita, vaan siksi, että luotettavaa ja oikein olevaa kirjanpitoa ei voi toteuttaa vajain tiedoin. Sinun etusi on se, että kirjanpitosi on oikein ja ajallaan tehty, auta siis kirjanpitäjääsi siinä.

Kirjoittaja Sanna Kerminen, Sanna on NumerotON Oy:n Toimitusjohtaja, taloushallinnon tradenomi ja pitkän linjan kirjanpitäjä.