D niin kuin Delegointi

Kuinka usein tuntuukaan siltä, että päivistä loppuvat tunnit kesken? Ratkaisujen tarjoajia (työ)kiireeseen riittää, etsivä löytää helposti ohjeistusta turhasta luopumiseen ja olennaiseen keskittymiseen sekä saa paukuttaa päätään hokemaan: ”Kiire on vain mielentila.”

Olennaista ja tarpeellista työtä voi kuitenkin jäädä kaiken turhan karsimisen jälkeenkin niin, että kiire on aidosti totta. Tulee törmättyä kylmiin faktoihin ihmisen rajallisesta käsimäärästä sekä vuorokauden niukoista tunneista. Silloin on aika ottaa avuksi delegointi.

Delegointi, kuten kaikki työn järjestäminen (vrt. priorisointi ja turhasta luopuminen), vaatii oman aikansa. Tekniikan oppiminen kuitenkin nopeuttaa prosessia ja opetteluvaiheessakin on delegointi aikansa arvoinen työväline ajanhallintaan. Tärkeintä on muistaa, että ”Joku” ei ole töissä täällä. ”Jonkun” huutelu ulkoistuspalveluiden suuntaankin tuottaa nopeasti vain lisää työtä, kun viestintävälineet tukkiutuvat potentiaalisista tekijöistä.

Oman delegointiprosessini aloitan samoin kuin priorisoinninkin. Listaan kaikki tarpeelliset työt paperille. Sitten katson listan läpi rauhassa ja ajatuksella kohta kohdalta kysellen itseltäni: ”Onko minun tarpeellista tehdä tämä itse?” ja ”Keneltä tämä sujuisi helposti?”

Omalla listallani helposti delegoitavia töitä ovat esimerkiksi somen ja nettisivujen päivitykset sekä tekniikan hankinnat, lamppujen vaihdot ja kukkien kastelut. Nämä ovat niitä, jotka oikeastaan kuka vain osaa tehdä hyvin lyhyen keskustelun jälkeen. Vaan voisiko joku muu maksaa laskut? Kerätä kuitit? Päivittää asiakasrekisteriä? Kirjoittaa laskut? Kykenisikö joku muu perkaamaan sähköpostini ja ylläpitämään kalenteriani?

Jos vastaus on kyllä, joku muu voisi hyvinkin tehdä tämän, on vielä nimettävä työlle tekijä ja sovittava hänen kanssaan työstä. Ilman selvää vastuunjakoa delegoinnin yritykselle käy kuten tälle blogitekstille. Delegoija saa lopulta kuitenkin tehdä työn itse.

Huolimatta tästä epäonnistumisesta delegoinnissa tällä kertaa, autamme asiakkaitamme keskittymään työssään oleelliseen. Otamme hyvinkin mielellämme ”Jonkun”-roolin yrityshallinnon avustavissakin tehtävissä ja niinpä esimerkiksi sähköpostin perkaamiseen, aineiston tallentamiseen tai jopa kalenterin ylläpitoon voi pyytää apua myös meiltä. Suosittelen kuitenkin kukkien kastelun ulkoistamista Numerottoman sijaan siivoajalle, jos niiden toivoo pysyvän hengissä.

Yrityshallinnon aakkoset-sarjassa käydään läpi nimensä mukaisesti yrityshallinnon aakkoset. Jokaiselle kirjaimelle ajatusta vaativa sana selityksineen. Mukaan mahtuu tärkeitä asioita niin vasta-alkavalle yrittäjälle kuin jo pidempään toimineellekin työnantajayritykselle.

Kirjoittaja Sanna Kerminen, Sanna on NumerotON Oy:n Toimitusjohtaja, taloushallinnon tradenomi ja pitkän linjan kirjanpitäjä.