”Ei meillä mitään järjestelmiä käytetä!” On yllättävän monen yrittäjän kommentti siinä vaiheessa, kun keskusteluun nousee mahdolliset järjestelmähankinnat sekä se, että ostetaanko niitä mihin yrityksen elinkaaren vaiheeseen. Siinä vaiheessa, kun kysytään, että millä luet sähköpostia ja kirjoitat tarjouksia, päädytäänkin toteamaan, että on se Officekin järjestelmä.
Jokainen yritys joutuu hankkimaan erilaisia, eri kokoisia ja näköisiä järjestelmiä jossain vaiheessa yrityksensä elinkaarta. Ne voivat olla tuotantoon liittyviä, esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmiä, tai ne voivat olla tukipalveluihin suunniteltuja, esimerkiksi poikkeamiin tai HR:n hyödynnettäväksi henkilöstön kehittämiseen ja ylläpitoon. Jokainen rekrytointeja tekevä yritys esimerkiksi TE-palveluita käyttäessään täyttää rekryilmoituksen sähköiseen järjestelmään.
No mitä ihmettä tällä on tekemistä kirjanpidon kanssa? Jotkut järjestelmät, kuten kassajärjestelmät tai ERP-ohjelmistot ostetaan usein omaksi, jolloin ne ovat yrityksen omaisuutta – eli ne näkyvät taseessa. Näillä on siis yrityksessä rahallista arvoa, kun esimerkiksi yritystä ollaan myymässä ja tarvitsee määrittää sen arvoa. Näillä on myös vaikutuksia poistoihin, joten kirjanpitäjäsi on hyvä olla tietoinen erilaisista järjestelmistä yrityksessäsi.
Lisäksi uutta järjestelmää ostettaessa ja hankittaessa on syytä olla tarkkana, kun teet edes alustavia pohdintoja ja tunnusteluja. Pohdi siis seuraavaa paria teemaa:
Skaalautuvuus. Jos olet yrityksenä kasvu-uralla, on oleellista harkita, josko järjestelmä mahdollistaa kasvusi vai tuleeko siinä rajat ja seinät vastaan vuoden tai kahden päästä. Järjestelmästä toiseen vaihtaminen voi olla yllättävän hintavaa ja se harvemmin sujuu moitteetta. Lisäksi järjestelmän vaihtaminen sitoo sinun resurssejasi määräajaksi. Myös, jos olet suhdanneherkällä alalla ja järjestelmän tulisi myös tarvittaessa skaalautua alaspäin, kannattaa tarkastaa ja tarkastuttaa vaikka meidän juristimme kanssa sopimusehdot. Millä ehdoin hinnoitteluun voidaan vaikuttaa ja mikä on sopimusaika?
Kustannukset. Järjestelmän hinnoittelu voi olla kirjavaa. Osassa ei välttämättä ole kiinteitä kuukausihintoja, sen sijaan per käyttäjäkohtainen hinta voi olla korkea. Toisaalla on maltillinen kuukausihinta ja edullisempi käyttäjäkohtainen hinta. Kolmannella kuukausihinta saattaa sisältää jokusen käyttäjälisenssinkin. Me mielellämme laskemme yhdessä kanssasi mikä on kokonaistaloudellisesti järkevä valinta. Kuitenkaan et osta järjestelmää tähän päivään, vaan ostat sen myös koko elinkaaren ajaksi, eli jopa pariksi kymmeneksi vuodeksi.
Kumpi vie? Muokkaatko sinä omaa toimintaasi järjestelmään sopivaksi vaiko mukautuuko järjestelmä sinun tarpeeseesi? Tällaiset tilanteet aiheuttavat usein turhaa kitkaa. Joskus on tarpeen valita ”vähiten huono” vaihtoehto, mutta yleensä nämä sitten muistaa aina järjestelmää käytettäessä ja joka kerta se ketuttaa yhtä paljon. Monta kertaa ilmainen vaihtoehto on tällainen ”kumpi vie”-tilanne, vaikka timantteja on sielläkin. Kannattaa kysyä vinkkiä jos on pohtimassa uutta järjestelmää – melkein mihin tahansa tarpeeseen. Osataan ainakin myöntää, jos ei kyseisestä järjestelmästä osattaisikaan sanoa, mutta sopimukset ja elinkaarilaskelmat voidaan siitäkin huolimatta yhdessä tehdä.
Kirjoittaja Markus Lustig. Markus on numerottoman osakas ja turvallisuusasiantuntija, Tradenomi YAMK.